Vytvoření konceptu položky vám umožní pracovat na změnách této položky, aniž by se měnila její publikovaná verze. Koncipované položky buď mohou být samostatné položky, nebo mohou tvořit část sledu prací. Po dokončení změn můžete zvolit, zda položku publikovat, nebo změny zrušením konceptu vyřadit. Můžete vytvořit více konceptů jedné položky.
Postup při vytvoření nové koncipované položky:
Po uložení bude vaše koncipovaná položka zobrazena vedle dalších položek ve vašich pohledech položek, bude však zobrazena se stavem koncept. Pokud jste vytvořili koncept dříve publikované položky, zobrazí se ve vašich pohledech položek koncept i publikovaná verze vaší položky. Před publikováním vašich změn můžete koncepty upravit a uložit vícekrát.
Zrušení konceptu je v podstatě totéž jako jeho odstranění, protože všechny změny této položky budou vyřazeny. Chcete-li zrušit koncept, otevřete koncipovanou položku a klepněte na volbu Zrušit koncept. Ke zrušení konceptu položky, která nepoužívá sled prací, je zapotřebí přístupové oprávnění editora nebo vyšší.
V rámci sledu prací mají položky stav konceptu, dokud nevstoupí do fáze sledu prací, kde je provedena akce publikování. Koncipované položky jsou ve sledu prací zobrazeny mezi ostatními položkami v pohledech položek, ale mají u sebe zobrazen stav konceptu. Pokud jste vytvořili koncept dříve publikované položky, zobrazí se ve vašich pohledech položek koncept i publikovaná verze vaší položky. Koncepty můžete před odesláním konceptu do další fáze sledu prací upravovat a ukládat kolikrát chcete.
Pro práci s položkami během sledu prací se používají následující tlačítka.
| Akce | Funkce | Přístup k položce | Přístup role k prostředkům knihovny |
|---|---|---|---|
| Schválit | Je-li nastaveno společné schválení, tlačítko slouží ke schválení položky v pohledech Všechny položky a Moje položky. | Schvalovatel nebo administrátor. | Přístup přispěvatele nebo uživatele s vyšším oprávněním k typu položky. |
| Zrušit koncept | Zcela odebere koncipovanou položku ze sledu prací. Zobrazuje se pouze poté, co byla položka publikována a byl vytvořen nový koncept. | Přístup správce nebo uživatele s vyšším oprávněním. | Přístup přispěvatele nebo uživatele s vyšším oprávněním k typu položky. |
| Odmítnout | Používá se k odmítnutí položky během sledu prací. Provede všechny akce zadané ve fázi odmítnutí a poté odešle položku zpět na první fázi ve sledu prací. | Přístup schvalovatele. | Přístup přispěvatele nebo uživatele s vyšším oprávněním k typu položky. |
| Další fáze | Používá se ke schválení položky a jejímu odeslání do další fáze sledu prací. | Přístup schvalovatele. | Přístup přispěvatele nebo uživatele s vyšším oprávněním k typu položky. |
| Předchozí fáze | Tlačítko předchozí fáze vrátí položku do fáze předcházející fázi aktuální. Když se položka přesune do předchozí fáze, provedou se počáteční akce sledu prací pro tuto předchozí fázi, ale neprovedou se ukončovací akce sledu prací pro fázi aktuální. | Přístup správce nebo uživatele s vyšším oprávněním. Přístup schvalovatele k fázím sledu prací, kde byl schvalovatelům udělen přístup k tlačítku předchozí fáze. |
Přístup přispěvatele nebo uživatele s vyšším oprávněním k typu položky. |
| Zpracovat nyní | Ruční zpracování položky, jejíž stav je nevyřízené. Zpracují se všechny akce ve fázi. | Přístup administrátora | Není požadováno. |
Při vytváření sledu prací se můžete rozhodnout zakázat vytvoření více konceptů libovolné položky, která daný sled prací používá. To umožňuje přiřadit sled prací položkám, kde chcete v jednom okamžiku spravovat pouze jednu položku.
Koncipované položky v projektu používáte stejně, jako používáte koncepty mimo projekt. Je jedno, zda je položka konceptu obsažena ve sledu prací či nikoliv. Jediným rozdílem je to, že když je koncept připraven k publikování, zůstane v nevyřízeném stavu, dokud nebudou připraveny k publikování všechny položky v projektu. Koncipované položky v projektu jsou zobrazeny mezi ostatními položkami v pohledu položek, ale mají u sebe zobrazen stav konceptu. Pokud jste vytvořili koncept dříve publikované položky, zobrazí se ve vašich pohledech položek koncept i publikovaná verze vaší položky.